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企业如何管理核心文档的访问权限防止泄密行为?

对一个企业来说,公司的核心机密如果不采取任何保护措施地裸露在所有员工面前,公司随时可能命悬一线。为此,许多企业为了保护核心机密,常常通过加密工具对这些机密信息保护起来。然而,在实际应用中,由于工作的需要,这些文档又常常迫不得已在不同部门、不同职权间流通。这就要求企业在保证这些文档顺利流通时,又要保证流通中的安全。此时,如何管理这些文档的访问权限显得尤为重要。

对核心文档访问权限的管理,IP-guard加密权限管控一直坚持以文档的重要程度出发,按不同部门和不同员工来进行立体化划分。

(一)  部门之间的文档相互隔离

我们知道,在企业中,技术部、研发部、工程部和财务部是公司最为核心的部门。技术部、研发部、工程部掌握着公司的“命脉”——最核心的技术;财务部掌握公司每个阶段的经营状态。所以,在大多数企业眼里,保护企业的核心机密,首先,要将这些重要部门的文档与普通文档进行隔离,防止公司核心机密被不必要的人员获取而造成泄密。

IP-guard 加密文档权限管理攻略

用户可通过以部门为单位划分安全区域,对加密文档设置相应的安全区域属性。例如,其他部门无法访问技术部、财务部的文档,技术部和财务部又无法互相访问对方的文档。由此,各自部门的文档便有效隔离开来。

如果,在某种特殊情况下,例如,因工作需要,售前部的同事希望看到某些技术部的文档,这时,可通过修改文档安全属性,来实现文档跨部门互通。

(二)  部门内不同职权享有不同访问权限

在很多企业里,除了要做到部门与部门之间隔离,对于不同职位的员工,对不同重要程度的文档的访权限也应该有所不同,这样才能减少重要文档不必要的曝光,将风险降至最低。

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